Archivácia účtovných dokladov nie je len „papierovanie pre papierovanie“.
Zákon ukladá podnikateľom a firmám povinnosť uchovávať účtovné dokumenty určitý počet rokov – a ak to nedodržíte, môže to byť problém pri daňovej kontrole.
Dobrá správa je, že pravidlá sa dajú vysvetliť veľmi jednoducho.
Prečo vôbec musím niečo archivovať?
Pretože:
- daňový úrad vás môže spätne kontrolovať,
- musíte vedieť preukázať výdavky a DPH,
- a zákon presne určuje, ako dlho si doklady musíte nechať.
Nestačí teda povedať:
👉 „Veď to už bolo dávno.“
Najdôležitejšie pravidlo (zapamätajte si len toto)
📌 Väčšinu účtovných dokladov archivujete 10 rokov.
Platí to pre:
- faktúry (vystavené aj prijaté),
- bločky,
- bankové výpisy,
- interné doklady,
- účtovné knihy,
- účtovné závierky.
Pozor: kedysi stačilo 5 rokov, dnes už NIE ⚠️
Veľa podnikateľov má stále v hlave staré pravidlo:
❌ „Doklady stačí držať 5 rokov.“
➡️ To už nie je pravda.
Čo sa zmenilo?
- Do roku 2017 bola archivačná lehota 5 rokov.
- Od 1. 1. 2018 sa zákon zmenil a lehota sa predĺžila na 10 rokov.
👉 Dnes teda platí: 10 rokov je štandard.
Ako sa to posudzuje pri starších dokladoch?
Jednoducho:
- Ak už 5 rokov uplynulo ešte pred rokom 2018,
→ doklady ste mohli vyhodiť. - Ak 5 rokov ešte neuplynulo,
→ automaticky sa prešlo na 10 rokov.
Zákon sa neuplatňuje spätne, ale predlžuje lehotu, ktorá ešte bežala.
Od kedy sa počíta archivačná lehota?
Toto je častá chyba ❗
❌ nepočíta sa od dátumu na faktúre
✔️ počíta sa od konca roka, ktorého sa doklad týka
Príklad:
- faktúra z júna 2019
- rok končí 31. 12. 2019
- archivujete do 31. 12. 2029
- vyhodiť môžete od 1. 1. 2030
Prehľadná tabuľka: kedy archivovať a kedy skartovať
(prehľad rokov presne „po lopate“)
| Rok dokladov (účtovné obdobie) | Archivovať do 31. 12. | Skartovať od 1. 1. |
|---|---|---|
| 2012 | 2017 | 2018 |
| 2013 | 2023 | 2024 |
| 2014 | 2024 | 2025 |
| 2015 | 2025 | 2026 |
| 2016 | 2026 | 2027 |
| 2017 | 2027 | 2028 |
| 2018 | 2028 | 2029 |
| 2019 | 2029 | 2030 |
| 2020 | 2030 | 2031 |
| 2021 | 2031 | 2032 |
| 2022 | 2032 | 2033 |
👉 Ak máte doklady napr. z roku 2020, pokojne ich ešte nechajte – vyhadzovať môžete až v roku 2031.
A čo mzdové listy a zamestnanci?
Tu je výnimka ❗
👩💼 Mzdové listy a dokumenty k dôchodkom
➡️ odporúčaná archivácia až 50 rokov
Dôvod: môžu ovplyvniť dôchodkové nároky zamestnancov.
Papier alebo elektronicky?
✔️ Oboje je v poriadku.
Doklady môžete archivovať:
- papierovo,
- elektronicky,
- alebo kombinovane.
Podmienka je, aby boli:
- čitateľné,
- nezmenené,
- bezpečne uložené,
- a dostupné pri kontrole.
Čo hrozí, ak doklady vyhodíte skôr?
❌ daňový úrad nemusí uznať výdavky
❌ môžete prísť o nárok na DPH
❌ hrozí pokuta
❌ zbytočné stresy pri kontrole
👉 „Nemám doklad“ nie je obhajoba.
Právny základ (pre istotu)
- § 35 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve
- § 70 zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH
- metodické usmernenia Finančnej správy SR
Zhrnutie na záver
✔️ 5 rokov už nestačí
✔️ Väčšina dokladov = 10 rokov
✔️ Lehota plynie od konca roka
✔️ Elektronická archivácia je OK
✔️ Pri pochybnostiach sa radšej spýtajte skôr než pri kontrole
