Jednoduché alebo podvojné účtovníctvo? Aký je medzi nimi rozdiel a kto ich môže viesť
Pri začatí podnikania sa často stretávame s otázkou, aký je rozdiel medzi jednoduchým a podvojným účtovníctvom. Podnikatelia sa zároveň pýtajú, či si medzi týmito dvoma sústavami môžu jednoducho vybrať.
Odpoveď závisí najmä od právnej formy podnikania. Nie každý totiž môže viesť jednoduché účtovníctvo. Zatiaľ čo živnostník túto možnosť spravidla má, obchodné spoločnosti musia viesť podvojné účtovníctvo.
Pozrime sa preto na hlavné rozdiely. Zároveň si vysvetlíme, kto môže viesť jednoduché účtovníctvo a kto musí viesť podvojné účtovníctvo.
Čo je jednoduché účtovníctvo?
Jednoduché účtovníctvo predstavuje účtovnú sústavu určenú predovšetkým pre fyzické osoby – podnikateľov. Za určitých podmienok ho môžu využívať aj niektoré neziskové účtovné jednotky.
Jednoduché účtovníctvo sleduje najmä:
- príjmy a výdavky,
- peňažné prostriedky v hotovosti a na bankových účtoch,
- pohľadávky,
- záväzky,
- majetok a zásoby.
Medzi základné účtovné knihy patrí peňažný denník. Okrem neho účtovná jednotka vedie napríklad knihu pohľadávok, knihu záväzkov a ďalšie pomocné knihy podľa svojich potrieb.
Jednoduché účtovníctvo kladie veľký dôraz na skutočný pohyb peňazí. Preto pri zisťovaní základu dane zohráva významnú úlohu moment, keď podnikateľ peniaze skutočne prijme alebo zaplatí.
Napríklad: živnostník vystaví zákazníkovi faktúru v decembri. Zákazník ju však zaplatí až v januári nasledujúceho roka. Príjem sa preto spravidla prejaví v základe dane až v roku, v ktorom zákazník faktúru zaplatil.
Práve v tomto spočíva jeden zo zásadných rozdielov oproti podvojnému účtovníctvu.
Čo je podvojné účtovníctvo?
Podvojné účtovníctvo poskytuje komplexnejší pohľad na hospodárenie účtovnej jednotky. Nesleduje totiž iba príjmy a výdavky či pohyb peňazí.
Každý účtovný prípad účtovník zaznamenáva podvojne – na dvoch účtoch, na strane Má dať a na strane Dal.
Podvojné účtovníctvo sleduje najmä:
- aktíva a pasíva,
- majetok a záväzky,
- vlastné imanie,
- náklady,
- výnosy,
- pohľadávky,
- hospodársky výsledok.
Zároveň pri ňom nerozhoduje iba okamih, keď firma peniaze skutočne prijme alebo zaplatí. Náklady a výnosy patria zásadne do obdobia, s ktorým časovo a vecne súvisia.
Napríklad: spoločnosť poskytne službu a vystaví faktúru v decembri. Zákazník ju zaplatí až v januári. Výnos napriek tomu spravidla patrí do decembra.
Podvojné účtovníctvo preto poskytuje podrobnejší obraz o ekonomickej situácii firmy. Ukazuje nielen pohyb peňazí, ale aj majetok, záväzky či pohľadávky. Okrem toho zachytáva náklady a výnosy príslušného obdobia.
Hlavné rozdiely medzi jednoduchým a podvojným účtovníctvom
Hoci obe sústavy slúžia na evidenciu hospodárskych operácií, fungujú odlišne.
| Jednoduché účtovníctvo | Podvojné účtovníctvo |
|---|---|
| jednoduchšia účtovná sústava | komplexnejšia účtovná sústava |
| typické najmä pre živnostníkov | typické najmä pre obchodné spoločnosti |
| základom je peňažný denník | základom sú účty, účtovný denník a hlavná kniha |
| dôraz na príjmy a výdavky | sleduje náklady a výnosy |
| významný je pohyb peňazí | dôležitá je časová a vecná súvislosť |
| sleduje majetok, pohľadávky a záväzky | komplexne sleduje aktíva a pasíva |
| jednoduchšia účtovná závierka | podrobnejšia účtovná závierka |
Rozdiel teda nespočíva iba v náročnosti vedenia účtovníctva. Obe sústavy sa líšia aj spôsobom, akým zachytávajú hospodárenie podnikateľa.
Kto môže viesť jednoduché účtovníctvo?
Základné pravidlá určuje § 9 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve.
Zákon vychádza z princípu, že účtovná jednotka účtuje v sústave podvojného účtovníctva. Jednoduché účtovníctvo teda predstavuje výnimku. Z tohto dôvodu ho môžu využívať iba zákonom určené účtovné jednotky.
1. Fyzické osoby – podnikatelia
Jednoduché účtovníctvo môžu za splnenia zákonných podmienok viesť napríklad:
- živnostníci,
- osoby vykonávajúce inú samostatnú zárobkovú činnosť,
- ďalšie fyzické osoby, ktoré spĺňajú podmienky zákona.
Fyzická osoba – podnikateľ, ktorá nie je zapísaná v obchodnom registri, teda môže za príslušných podmienok viesť jednoduché účtovníctvo.
Zároveň však platí, že jednoduché účtovníctvo nie je to isté ako daňová evidencia alebo paušálne výdavky.
Ide o rozdielne spôsoby evidencie a uplatňovania výdavkov. Napríklad živnostník, ktorý využíva daňovú evidenciu podľa zákona o dani z príjmov, nie je len z tohto dôvodu účtovnou jednotkou podľa zákona o účtovníctve.
2. Niektoré neziskové účtovné jednotky
Za určitých podmienok môžu jednoduché účtovníctvo viesť aj vybrané neziskové účtovné jednotky.
Patria medzi ne napríklad:
- občianske združenia a niektoré ich organizačné jednotky,
- organizačné zložky Matice slovenskej s právnou subjektivitou,
- združenia právnických osôb,
- spoločenstvá vlastníkov bytov a nebytových priestorov,
- neinvestičné fondy,
- poľovnícke organizácie,
- neziskové organizácie poskytujúce všeobecne prospešné služby.
Tieto subjekty však musia splniť ďalšie podmienky.
Jednoduché účtovníctvo môžu viesť, ak nepodnikajú, ich príjmy v predchádzajúcom účtovnom období nedosiahli 200 000 eur a nie sú subjektom verejnej správy.
Nestačí teda iba príslušná právna forma. Účtovná jednotka musí zároveň spĺňať všetky zákonom stanovené podmienky.
3. Cirkvi a náboženské spoločnosti
Osobitnú skupinu tvoria cirkvi a náboženské spoločnosti.
Jednoduché účtovníctvo môžu viesť aj ich orgány a cirkevné inštitúcie s právnou subjektivitou. Podmienkou však je, že nepodnikajú.
Kto nemôže viesť jednoduché účtovníctvo?
Jednoduché účtovníctvo nie je univerzálnou alternatívou k podvojnému účtovníctvu.
Ak účtovná jednotka nepatrí medzi zákonom stanovené výnimky, musí viesť podvojné účtovníctvo.
Typickým príkladom sú obchodné spoločnosti.
Jednoduché účtovníctvo preto nemôžu viesť napríklad:
- spoločnosti s ručením obmedzeným (s. r. o.),
- akciové spoločnosti (a. s.),
- jednoduché spoločnosti na akcie (j. s. a.),
- verejné obchodné spoločnosti (v. o. s.),
- komanditné spoločnosti (k. s.),
- družstvá.
Tieto účtovné jednotky teda vedú podvojné účtovníctvo.
Rovnaká povinnosť môže vzniknúť aj účtovnej jednotke, ktorá pôvodne spĺňala podmienky na jednoduché účtovníctvo. Ak ich neskôr prestane spĺňať, musí prejsť na podvojné účtovníctvo.
Osobitnú pozornosť si zaslúži fyzická osoba – podnikateľ zapísaná v obchodnom registri. Takýto podnikateľ vedie podvojné účtovníctvo.
Môže živnostník viesť podvojné účtovníctvo dobrovoľne?
Áno, môže.
Skutočnosť, že živnostník môže viesť jednoduché účtovníctvo, neznamená, že túto možnosť musí využiť.
Podnikateľ sa preto môže dobrovoľne rozhodnúť pre podvojné účtovníctvo. Ak si ho zvolí, musí v tejto sústave účtovať počas celého účtovného obdobia.
V praxi môže byť podvojné účtovníctvo zaujímavé najmä pri rozsiahlejšom podnikaní. Význam môže mať napríklad pri väčšom množstve pohľadávok a záväzkov, zamestnancoch alebo významnejšom majetku.
Okrem toho poskytuje podnikateľovi podrobnejšie ekonomické a manažérske informácie.
Kedy sa prechádza z jednoduchého na podvojné účtovníctvo?
Počas podnikania sa môže situácia zmeniť.
Účtovná jednotka môže napríklad prestať spĺňať zákonné podmienky na vedenie jednoduchého účtovníctva. V takom prípade musí prejsť na podvojné účtovníctvo.
Zmenu však účtovná jednotka spravidla nevykoná uprostred účtovného obdobia.
Na inú účtovnú sústavu prechádza k prvému dňu účtovného obdobia nasledujúceho po období, v ktorom vznikol dôvod na zmenu účtovnej sústavy.
Prechod preto treba pripraviť vopred. Dôležité je najmä správne preniesť majetok, záväzky, pohľadávky a ďalšie údaje do novej účtovnej sústavy.
Jednoduché účtovníctvo neznamená automaticky nižšie dane
Názov „jednoduché účtovníctvo“ môže vytvárať dojem, že ide automaticky o výhodnejšiu alebo daňovo priaznivejšiu možnosť.
Takéto pravidlo však neplatí.
Výsledná daňová povinnosť závisí od konkrétnej situácie podnikateľa. Rozhodujú napríklad jeho príjmy, výdavky, majetok, pohľadávky a ďalšie okolnosti.
Pri fyzických osobách preto treba porovnať viac možností. Okrem jednoduchého a podvojného účtovníctva môže prichádzať do úvahy daňová evidencia alebo uplatnenie paušálnych výdavkov.
Najjednoduchší spôsob evidencie teda nemusí byť v každej situácii aj ekonomicky najvýhodnejší.
Zhrnutie: jednoduché alebo podvojné účtovníctvo?
Zákon o účtovníctve vychádza zo zásady, že účtovné jednotky vedú podvojné účtovníctvo. Jednoduché účtovníctvo predstavuje výnimku, ktorú môžu využívať iba zákonom určené účtovné jednotky.
Pre bežného podnikateľa si môžeme základné pravidlo zapamätať jednoducho:
Živnostník a iná oprávnená fyzická osoba → spravidla môže viesť jednoduché účtovníctvo.
s. r. o. a ostatné obchodné spoločnosti → musia viesť podvojné účtovníctvo.
Pri občianskych združeniach, neziskových organizáciách, spoločenstvách vlastníkov a ďalších osobitných účtovných jednotkách treba posúdiť konkrétne zákonné podmienky.
Ak si nie ste istí, aký spôsob vedenia účtovníctva je pre vás povinný alebo vhodný, obráťte sa na nás. V Matea vám pomôžeme s nastavením účtovníctva aj jeho kompletným vedením.